تعتبر الرسائل جزءًا لا يتجزأ من حياة البشر على مر العصور، حيث شكلت ولا تزال عصب التواصل ووسيلة لتبادل المعلومات والمشاعر بين الأفراد والمجتمعات، لذلك سنخصص هذا المقال للحديث عن كيفية كتابة رسالة.
تعود أول رسالة مسجلة بخط اليد إلى الملكة الفارسية أتوسا حوالي عام 500 قبل الميلاد، حيث بدأت رحلة الرسائل كوسيلة فعّالة للتواصل والتعبير.
لم تقتصر الرسائل على شرائح معينة من المجتمع، بل كانت وسيلة للتواصل بين الآباء والأبناء، والجنرالات والجنود، والملوك والحكام، مما جعلها أداة رئيسية لتبادل المعلومات والمشاعر عبر العصور.
مع ظهور التكنولوجيا، تطوّرت وسائل الرسائل لتشمل البريد الإلكتروني الذي أصبح اليوم الوسيلة الرئيسية للتواصل بين الأفراد والمؤسسات، مع احترام خصوصيته ومعاييره الخاصة.
على الرغم من الانتشار الواسع لاستخدام اللغة الإنجليزية في المراسلات الرسمية، إلا أن الحاجة إلى كتابة رسائل باللغة العربية تظل قائمة، مما يستدعي معرفة القواعد والأسس اللغوية الخاصة بها.
ما هي الرسالة الرسمية؟
تعريف الرسالة الرسمية: الرسالة الرسمية هي أسلوب تواصل كتابي يتميز بمعايير محددة واسعة الانتشار عالميًا، تُستخدم كوسيلة فعّالة لنقل المعلومات والإرشادات بشكل مهني ومنظم، حيث يتميز هذا النوع من الكتابة بالاعتماد على لغة رسمية خالية من العبارات العامية والتعابير غير اللائقة، وذلك لضمان تلقّي الرسالة بوعي واحترافية.
سمات الرسالة الرسمية: تتسم الرسائل الرسمية بالوضوح والانضباط في العبارات، حيث يتم استخدام جمل بسيطة ومنظمة لتقديم المعلومات بشكل مباشر وجيد التنظيم، حيث تعتمد هذه الرسائل على تنظيم هرمي، حيث يتم تقديم الأفكار الرئيسية في بداية الرسالة مع استخدام الفقرات الفرعية لتوضيح النقاط الفرعية.
استخدام الرسالة الرسمية: يتم استخدام الرسائل الرسمية في مجموعة متنوعة من السيناريوهات التي تتطلب التواصل الكتابي بين الأفراد أو المؤسسات. ففي البيئة العملية، يمكن استخدام الرسائل الرسمية لتبادل المعلومات بين الزملاء أو للتواصل مع الإدارة بشأن مسائل مختلفة مثل الإجازات أو التقارير الشهرية. كما يمكن استخدامها في العلاقات الشخصية للتعبير عن الاحترام والاعتراف بطريقة رسمية ومنظمة.
لماذا عليك أن تتقن كتابة الرسائل الرسمية؟
الأهمية في العصر الرقمي: مع تزايد استخدام وسائل الاتصال الرقمية، لا تزال الرسائل الرسمية تحتل مكانة بارزة كأداة فعالة لتوثيق المعلومات وتبادلها بشكل دقيق وموثوق، مما يجعلها ضرورية في عصرنا الحالي.
الاحترافية والموثوقية: تسهم الرسائل الرسمية في بناء صورة احترافية للشخص أو المؤسسة، حيث تعكس مدى الاهتمام بالتواصل بشكل صحيح ومنظم، مما يعزز الموثوقية والاحترام في العلاقات الشخصية والمهنية.
تنوع الاستخدامات: بفضل تنوع استخداماتها، تُعتبر الرسائل الرسمية أداة قيمة في مجموعة متنوعة من السياقات، سواء كانت في العمل للتواصل الداخلي أو الخارجي، أو في العلاقات الشخصية للتعبير عن المشاعر والأفكار بشكل مهني ولائق.
الرسائل الرسمية: أسبابها وأهميتها
1- دورها الحيوي في التواصل الرسمي
يعد التواصل الرسمي أمرًا بالغ الأهمية في العلاقات العملية، حيث تُمثل الرسائل الرسمية الوسيلة الأساسية للتواصل مع الزملاء في العمل، الرؤساء، والشركات الأخرى، بالإضافة إلى الجهات الإدارية مثل ممثلي الحكومة.
2- أساسية للتوثيق والتاريخ
تُعتبر الرسائل الرسمية أداة فعّالة لتوثيق الأحداث والمعلومات الهامة، حيث تُستخدم كوسيلة رئيسية للإبلاغ عن الشكاوى وتثبت حدوث حالات معينة. بفضل التوقيعات والطوابع المؤسسية، تصبح هذه الرسائل دليلاً قانونيًا قويًا في حال وجود خلافات مستقبلية أو محاكمات.
3- تعبّر عن جدارتك المهنية
في عالم مليء بوسائل الاتصال السريعة، تبرز الرسائل الرسمية كوسيلة تواصل تُظهر جدارة الشخص في العمل. فبينما يُمكن إرسال الرسائل النصية بسرعة، يظل كتابة رسالة رسمية تحتاج إلى جهد وتفانٍ، مما يعكس التزامك واحترافيتك.
خطوات كتابة رسالة رسمية باللغة العربية
1- اختيار بريد إلكتروني مناسب
عندما يتعلق الأمر بكتابة رسالة رسمية، يعتبر استخدام بريد إلكتروني مناسب جزءًا حيويًا من عملية التواصل. فعندما تختار البريد الإلكتروني، يجب أن يكون عنوان البريد المستخدم ملائمًا واحترافيًا للغاية، سواء كنت ترسل من بريد مؤسستك أو بريد شخصي، فعلى سبيل المثال، إذا كنت تمثل شركة معينة، فمن الأفضل استخدام بريد إلكتروني يحمل اسم المؤسسة، بينما يمكن استخدام الاسم الشخصي في البريد الشخصي، مع التأكيد على بساطة ووضوح العنوان.
2- كتابة سطر الموضوع
سطر الموضوع هو بمثابة باب الدخول لرسالتك، وبالتالي يجب أن يكون واضحًا ومختصرًا للغاية. ينبغي أن يعكس سطر الموضوع المحتوى الأساسي للرسالة بشكل مباشر ودقيق، مما يوفر للمتلقي فكرة واضحة عن مضمون الرسالة وغرضها.
3- استخدام التحية الرسمية
عند بدء كتابة الرسالة، من المهم استخدام تحية رسمية تعبر عن الاحترام والتقدير للمتلقي. يمكن استخدام تحيات مثل عزيزي/عزيزتي [اسم المتلقي] أو تحية طيبة وبعد لتمهيد الطريق للمحتوى الرئيسي للرسالة.
4- تقديم النفس والغرض
من الضروري تقديم نفسك بوضوح في الرسالة، خاصة إذا كنت لم تتواصل مع المتلقي من قبل. ينبغي أن تشرح علاقتك بالمتلقي والسبب وراء كتابة الرسالة بشكل موجز وواضح. يمكنك استخدام هذا الجزء من الرسالة لتوضيح الهدف الرئيسي لكتابتها وما تأمل في تحقيقه من خلالها.
5- شرح موضوع الرسالة
في هذا الجزء، يتعين عليك تقديم مزيد من التفاصيل حول موضوع الرسالة، بما في ذلك أية معلومات إضافية قد تساعد في توضيح السياق أو تحديد الخطوات المتوقعة. يمكن أن تتضمن هذه الفقرة شرحًا للظروف أو الأحداث التي تتعلق بالموضوع، بالإضافة إلى تحديد أي مواعيد أو تفاصيل إدارية أخرى قد تكون ذات صلة.
6- الختام بتعبير الامتنان
اختم الرسالة بتعبير عن امتنانك للمتلقي على وقته واهتمامه، وتأكيد الخطوات التالية التي قد تكون مطلوبة منه. استخدم كلمات الختام الرسمية التي تناسب السياق وتعبر عن احترامك وتقديرك.
7- مراجعة وتدقيق
قبل إرسال الرسالة، قم بمراجعتها بعناية للتأكد من خلوها من الأخطاء اللغوية أو الإملائية، وتأكيد توجيهها بشكل صحيح ومناسب. يمكن استخدام برامج التحرير والتدقيق اللغوي لمساعدتك في هذه العملية.
باتباع هذه الخطوات، يمكنك إعداد رسالة رسمية باللغة العربية تكون واضحة ومفهومة للمتلقي، وتحقق الغرض المنشود منها بشكل فعال.